Sebanyak 42 pegawai PT Kawasan Berikat Nusantara (KBN) mengikuti pelatihan internal sistem perkantoran elektronik (e-Office) yang diadakan di Ballroom KBN Pusat, Kamis (11/08/2022). Pelatihan ini merupakan bagian dari roadmap pengembangan e-Office secara keseluruhan di lingkungan PT KBN.

Para pegawai yang ikut serta diambil dari masing-masing unit kerja yang sehari-hari bertugas sebagai tenaga administrasi surat-menyurat. Dari jumlah yang ikut serta, tampak didominasi oleh para pegawai muda.

Untuk diketahui bersama pengembangan sistem pemerintahan berbasis elektronik yang salah satunya adalah dengan pengembangan E-Office merupakan hal yang penting dimana di dalamnya dilakukan digitalisasi dari surat keluar, dan kemudian dilakukan penerapan tandatangan elektronik, serta melakukan klasifikasi arsip.

Bertindak sebagai pelatih dalam kegiatan sehari ini personel dari Bagian Teknologi Informasi KBN.

Salah satu tenaga pelatih menyebut, menurut rencana inhouse training ini akan dilakukan secara berkelanjutan. Selain tenaga administrasi kesekretariatan, juga akan dilakukan secara berjenjang ke level di atasnya.

“Pelatihan hari ini baru awal dari rangkaian training berikutnya,” katanya.

E-Office sangat penting, dalam membantu menyampaikan data dan informasi serta aktivitas komunikasi pada instansi/perusahaan, baik dalam lingkungan satu kantor, antarkantor dalam satu perusahaan, sampai hubungan dengan pihak eksternal.

Pelatihan e-Office yang diadakan KBN kali ini sejalan dengan kebijakan manajemen dalam upaya mempercepat dan memaksimalkan layanan secara digital dalam upaya efisiensi dan optimalisasi bisnis KBN saat ini dan ke depan.

Korespondensi (berupa surat dinas, nota dinas, disposisi dll ) itu sendiri merupakan urat nadi yang bertanggung jawab terhadap berjalannya sebuah sistem birokrasi.

Kecepatan lalu lintas yang dijalankan melalui sistem korespondensi resmi inilah yang menentukan baik buruknya kualitas layanan birokrasi sebuah lembaga pemerintahan

E-Office adalah jawaban atau solusi untuk mentransformasikan proses korespondensi yang sebelumnya berbasis pada perpindahan dokumen dalam bentuk fisik berupa kertas, menjadi bentuk elektronik atau digital.

Dengan e-Office seluruh proses mulai dari penerimaan surat masuk hingga disposisi, maupun proses pembuatan nota dinas atau surat keluar dari mulai pembuatan konsep, persetujuan, penomoran hingga distribusi kepada penerima, dilakukan secara elektronik.

Singkat kata e-Office juga dapat didefinisikan sebagai suatu sistem aplikasi yang membantu menjalankan dan mengatur aktivitas dan kinerja setiap orang pada suatu kantor atau perusahaan secara efektif dan efisien.

Dengan aplikasi e-Office ini, seluruh proses aktivitas pekerjaan dan pengolahan datanya dapat dilakukan secara otomatis dan tersistem secara digital. Dengan demikian, aktivitas dalam perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien, sehingga dapat mencapai target dari visi dan misi perusahaan secara maksimal.

Sistem aplikasi e-Office ini menjadikan waktu pengolahan data atau administrasi pekerjaan, komunikasi, koordinasi, pelaporan, dan penyampaian informasi menjadi lebih mudah, cepat dan akurat.

<>My _ Majalah KBN #031